第一条  档案管理宗旨

（1）便于广东省南方经济研究基金会（以下简称基金会）的统一领导、管理。 

（2）便于查阅资料。 

（3）有利于维护基金会档案的完整与安全。 

第二条  存档范围

（1）关于基金会成立、撤消、合并、更改名称等的文件资料（其中包括以下资料：基金会注册表、基金会负责人登记表、基金会成员登记表、志愿者登记表、基金会工作计划、基金会工作总结、基金会材料汇编、基金会成员、个人小结、基金会的活动图片及基金会其他主要成果）

（2）关于基金会的历史沿革、大事记等资料

（3）关于基金会及基金会内部成员的荣誉证书的复印件

（4）反映基金会活动的活动策划、经费预算表、活动中期资料（如简报、照片等）活动总结等资料

（5）需要基金会贯彻执行的条例、规定、通知等文件 

（6）以上材料应以打印稿留存，所有材料应客观、公正、真实

第三条  档案管理

（1）档案最终的整理、管理工作由基金会秘书处负责,要求存档的各种资料必须整洁齐备。 

（2） 由基金会派出专门人员负责基金会档案的收集、管理工作,最终交由秘书处备档,进行统一管理。 

（3）档案按照基金会的分类分别存档。

（4）对基金会递交的材料要按顺序存档；

（5）对基金会各类递交的档案要定期进行整理，确保档案安全。

（6）档案的更新：每年年末对全部档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化 

第四条  档案使用

（1）任何要使用基金会档案的人,需到基金会秘书处登记,并由秘书处人员将所需档案找出交由相关人员使用。

（2）使用档案时要注意档案的完整与清洁,不得随意损坏档案。 

（3）在使用期间如丢失档案,要将情况及时报给基金会秘书处,并进行丢失登记。

（4）档案使用完毕后要在指定期限内交还给基金会秘书处,并注销登记。 

（5）任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后要恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经特别许可不得在其上涂改，或带出，或复印，或其它非法形式使用，若有任何失误，将按有关规定予以追究当事人责任。 

第五条  档案管理工作流程

（1）基金会资料由基金会秘书处人员及时收集、整理；

（2） 秘书处整理好资料后统一交由基金会理事会审查。

（3） 通过基金会理事会审查后,资料交由秘书处规整存档。

附则

本制度最终解释权属广东省南方经济研究基金会。

本制度自公布之日起开始实施。           

广东省南方经济研究基金会

2014年7月23日