一、 为加强所有证书原件、申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时备案复检等，特制订本制度。

二、 下列证书及资料由秘书处负责统一保管

1、 所有资信文件，如验资报告、审计报告、年检报告等。

2、 所有重要文件，如民政厅文件、管理制度文件等。

3、 所有财务文件，如税务登记证、开户证明等。

4、 所有由重要机构或组织颁布的证件，如法人登记证、机构代码证等。

三、 基金会设资料保管员，负责重要文件资料的管理，其职责如下：

1、 建立证书资料目录及相应档案，以便及时查找。

2、 负责日常管理，保证证书资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。

3、 负责有关证书的申办、变更、年纪、延期等工作。

4、 严格按照基金会档案管理的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。

5、 严格交接转移手续。

四、 证书资料的借阅、借用、复印管理办理

1、 基金会员工因工作需要必须借阅、借用、复印证书资料时，应填写借用登记表，写明事由及拟用证书资料名称、件数、归还期限等，经副秘书长同意并签名确认后，方可办理相应手续。

2、 资料保管员仅凭副秘书长签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其他任何人员提出的任何要求，均不予受理。

3、 凡借阅、借用证书资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过20个工作日。

五、 违规责任

1、 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证书及重要文件资料遗失的，由资料保管员承担补办费用及相关责任。

2、 凡因借用、借阅人过失而造成的证书资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。

广东省南方经济研究基金会

2014年7月23日